Documentos Essenciais para a Contabilidade da Sua Empresa: Um Guia Completo

 Documentos Essenciais para a Contabilidade da Sua Empresa: Um Guia Completo

Prezado(a) Empreendedor(a),

Manter a contabilidade da sua empresa em dia não é apenas uma obrigação legal, é uma estratégia inteligente para o sucesso do seu negócio. O envio correto e pontual dos documentos à sua contabilidade é o alicerce para:

• Uma gestão fiscal eficiente

• Otimização de impostos

• Evitar multas e inconsistências

• Acompanhar a saúde financeira do seu negócio

Para te ajudar nesse processo, preparamos um guia completo com os documentos essenciais que precisamos mensalmente e, o mais importante, o porquê de cada um deles.

1. Sua Movimentação Financeira

Aqui, a clareza é tudo. Precisamos entender todo o fluxo de dinheiro da sua empresa.

• Extratos Bancários (Todas as Contas e Aplicações):

• Por que são essenciais? São o espelho da sua vida financeira. Nos permitem registrar cada entrada e saída, fazer a conciliação bancária, apurar seu fluxo de caixa real e comprovar suas movimentações para a Receita Federal.

• Extratos de Cartões de Crédito (Empresa):

• Por que são essenciais? Registram as despesas e pagamentos feitos com o cartão corporativo, garantindo que tudo seja reconhecido corretamente e que a origem e destino dos recursos sejam claros.

• Comprovantes de PIX, Borderôs e Outros Pagamentos/Recebimentos:

• Por que são essenciais? Detalham o que aconteceu em cada transação nos extratos, como pagamentos a fornecedores ou recebimentos de clientes. Fundamental para classificar suas receitas e despesas.

2. Operações de Compra e Venda

Toda transação gera um registro. Esses documentos são a prova das suas atividades comerciais.

• Notas Fiscais de Compra (Entradas):

• Por que são essenciais? Comprovam suas aquisições. São a base para calcular o custo dos produtos/mercadorias que você vende, gerar créditos de impostos (como ICMS e PIS/COFINS, se aplicável) e controlar seu estoque.

• Notas Fiscais de Serviços Tomados (Serviços que você contratou):

• Por que são essenciais? Comprovam as despesas com serviços (ex: consultoria, manutenção). São cruciais para registrar esses gastos, calcular impostos retidos na fonte (IRRF, INSS, ISS, PIS/COFINS) e garantir a dedutibilidade fiscal.

• Conhecimentos de Transporte (CTRC ou Notas de Fretes):

• Por que são essenciais? Registram os gastos com frete sobre suas compras ou vendas. Impactam o custo final do seu produto e podem gerar créditos fiscais.

3. Departamento Pessoal (Se você tem funcionários)

Cuidar do seu time exige atenção redobrada à documentação trabalhista.

• Comprovantes de Pagamento de FGTS e INSS:

• Por que são essenciais? Comprovam que você está em dia com as obrigações trabalhistas e previdenciárias, mantendo sua empresa regular e evitando problemas com a fiscalização.

• Atestados Médicos dos Funcionários:

• Por que são essenciais? Justificam faltas, afastamentos ou licenças. Essenciais para o cálculo correto da folha de pagamento (ex: auxílio-doença) e para cumprir a legislação.

• Cartões de Ponto ou Relatórios de Horas Extras e Faltas:

• Por que são essenciais? Garantem o cálculo exato da remuneração, incluindo horas extras, adicionais e descontos, em conformidade com as leis trabalhistas.

• Comunicação para Admissão ou Rescisão Contratual:

• Por que são essenciais? São as informações de base para registrar novos colaboradores ou desligamentos, permitindo a elaboração de contratos, folhas de pagamento e o cumprimento de todas as obrigações legais.

4. Despesas e Custos Diversos

Cada gasto da sua empresa precisa ser devidamente comprovado para a correta apuração do seu lucro e dos impostos.

• Contas de Consumo (Água, Luz, Telefone, Internet):

• Por que são essenciais? Comprovam despesas operacionais dedutíveis e ajudam no controle dos custos fixos do seu negócio.

• Recibos de Aluguel (Em Nome da Empresa):

• Por que são essenciais? Comprovam o gasto com o espaço de atuação da empresa, sendo fundamental para a dedutibilidade fiscal.

• Apólices de Seguros e Comprovantes de Pagamento:

• Por que são essenciais? Registram despesas com seguros que protegem seu patrimônio e são dedutíveis.

• Comprovantes de Despesas com Cartórios e Taxas Diversas:

• Por que são essenciais? Comprovam o pagamento de taxas necessárias para a regularidade da empresa (registros, certidões, etc.), importantes para a dedutibilidade.

A Importância da Sua Colaboração e Pontualidade!

Entendemos que organizar documentos pode ser um desafio, mas a sua colaboração é o que nos permite trabalhar com máxima eficiência. O envio organizado e dentro do prazo nos ajuda a:

• Processar sua contabilidade sem atrasos.

• Entregar suas demonstrações contábeis e fiscais em tempo hábil.

• Gerar todas as guias de impostos e obrigações dentro do prazo legal.

Isso significa evitar juros, multas e garantir a tranquilidade e a regularidade fiscal da sua empresa.

Estamos sempre à disposição para esclarecer qualquer dúvida e auxiliar na organização dos seus documentos. Conte conosco para a saúde contábil e fiscal do seu negócio!

Atenciosamente,

Thiago Tolentino Ferreira

Oasis Contabilidade

E-mail: thiago@contabilidadeoasis.com.br

Whatsapp: (11)5931-9147