Documentos Necessários para Admissão e Registro de Funcionário

A contratação de um novo colaborador é um momento marcante de crescimento para qualquer empresa. No entanto, para garantir que o processo ocorra sem sobressaltos e dentro do prazo legal, a coleta correta da documentação é um passo fundamental.

Para apoiar nossos clientes mensalistas nessa rotina, a equipe do Departamento Pessoal da Oasis Contabilidade preparou este checklist completo com todos os documentos e dados necessários para a efetivação do registro de funcionários no eSocial.

1. Checklist de Documentos para Registro

Documentos Pessoais do Trabalhador

• Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS): Atualmente é utilizada preferencialmente a CTPS Digital (vinculada ao CPF do trabalhador). Para fins de registro, basta informar o número do CPF.
• Documento de Identidade: Cópia do RG e CPF (ou CNH atualizada).
• Comprovante de Residência: Cópia recente (água, luz, telefone ou gás) contendo o CEP correto.
• Estado Civil: Certidão de Nascimento (se solteiro) ou Certidão de Casamento.
• Documento Militar: Certificado de Reservista ou Alistamento Militar (obrigatório para homens entre 18 e 45 anos).
• Título de Eleitor: Comprovante de votação ou certidão de quitação eleitoral.
• Registro Profissional: Cópia da carteira do órgão de classe (ex: CRM, CREA, OAB, CRC), caso a função exija.
• Comprovante de Escolaridade: Diploma ou histórico escolar compatível com o cargo contratado.
• Cartão PIS/PASEP: Número do PIS (caso já possua cadastro prévio).
• Atestado de Saúde Ocupacional (ASO Admissional): Emitido por clínica de medicina do trabalho credenciada antes do início das atividades.
• Foto 3x4: Recente (para registro interno e ficha de registro física, se aplicável).
• Dados Bancários: Informações da conta corrente ou conta salário do empregado para crédito da folha de pagamento.

Documentos dos Dependentes (para fins de Imposto de Renda e Salário-Família)

• CPF dos Dependentes: Obrigatório para dependentes de qualquer idade declarados no Imposto de Renda.
• Certidão de Nascimento dos Filhos: Para menores de 14 anos (concessão de Salário-Família).
• Caderneta de Vacinação: Para filhos menores de 6 anos.
• Comprovante de Frequência Escolar: Para filhos a partir de 7 anos até 14 anos.

💡 Dica do Especialista Oasis:
Os documentos devem ser enviados ao setor do Departamento Pessoal com antecedência mínima de 2 a 3 dias úteis antes da data de início do funcionário, para que a transmissão do evento de admissão no eSocial seja realizada rigorosamente dentro do prazo legal.

2. Informações Contratuais Exigidas

Além da documentação do empregado, a empresa contratante precisa fornecer ao nosso setor de DP os seguintes dados para emissão do contrato de trabalho:

Campo Exigido	Descrição / Exemplo
Data de Admissão	Dia exato em que o funcionário iniciará as atividades.
Cargo / Função	Nome do cargo exato conforme a CBO (Classificação Brasileira de Ocupações).
Remuneração	Valor do salário nominal e tipo de pagamento (mensal, por hora, etc.).
Jornada de Trabalho	Horário de entrada, saída e intervalo de refeição/descanso.
Período de Experiência	Definição dos dias de teste (Ex: 30 + 60 dias ou 45 + 45 dias, limite de 90 dias).
Vale-Transporte	Opção pelo recebimento (Sim/Não) e itinerário utilizado.

3. Como a Oasis Contabilidade Auxilia Sua Empresa

Na Oasis Contabilidade, cuidamos de todo o processo de validação, qualificação cadastral do eSocial e elaboração do contrato de trabalho e ficha de registro.

Ao seguir este checklist, sua empresa garante a conformidade com a legislação trabalhista, evita multas por atraso na transmissão dos dados e proporciona uma integração ágil e profissional ao novo colaborador.

4. Conclusão e Atendimento

Manter a documentação em ordem é o primeiro passo para uma relação trabalhista segura e bem estruturada.

Ficou com alguma dúvida ou precisa enviar uma nova admissão? Entre em contato com o nosso Departamento Pessoal através dos nossos canais de atendimento:

• E-mail: atendimento@contabilidadeoasis.com.br
• WhatsApp: (11) 5931-9147