Manter a contabilidade da sua empresa em dia não é apenas o cumprimento de uma obrigação legal — é uma estratégia inteligente e indispensável para a sustentabilidade do seu negócio.
O envio correto, organizado e pontual dos documentos à Oasis Contabilidade é o alicerce para:
- Uma gestão fiscal e tributária eficiente: garantindo o correto enquadramento e redução do custo tributário;
- Aproveitamento de benefícios e créditos fiscais: pagando apenas o imposto devido;
- Prevenção de multas e fiscalizações: mantendo a empresa 100% regular perante a Receita Federal, Estadual e Municipal;
- Tomada de decisões estratégicas: fornecendo dados reais sobre o patrimônio e a saúde financeira da sua empresa.
Para facilitar a sua rotina, preparamos este guia prático dividindo a documentação mensal pelos três grandes pilares do seu negócio: Setor Contábil, Setor Fiscal e Departamento Pessoal.
1. Setor Contábil (Movimentações Financeiras e Patrimoniais)
O setor contábil analisa o fluxo financeiro e patrimonial para apurar o lucro real do seu negócio e demonstrar a evolução patrimonial para bancos, investidores e órgãos fiscais.
📄 Documentos exigidos mensalmente:
- Extratos Bancários Integrais (Todas as Contas Correntes, Aplicações e Investimentos):
Por que enviar? São o espelho da vida financeira da empresa. Permitem a conciliação bancária, apuração exata do fluxo de caixa e a elaboração do Balanço Patrimonial. - Extratos de Cartões de Crédito Corporativos:
Por que enviar? Detalham despesas operacionais realizadas no cartão corporativo, permitindo o correto registro de custos e despesas dedutíveis. - Comprovantes de PIX, Borderôs, Transferências e Pagamentos:
Por que enviar? Identificam a origem e o destino de movimentações não detalhadas no extrato bancário, dando baixa em contas a pagar/receber. - Contas de Consumo (Água, Luz, Telefone, Internet, Gás) e Recibos de Aluguel:
Por que enviar? Comprovam despesas operacionais indispensáveis para a redução do resultado tributável. - Contratos Financeiros (Empréstimos, Financiamentos, Consórcios e Seguros):
Por que enviar? Permitem o registro passivo das obrigações, cálculo de juros, depreciação e amortização de bens. - Comprovantes de Despesas Diversas (Cartórios, Taxas Públicas, Conselhos de Classe):
Por que enviar? Atestam o pagamento de taxas obrigatórias para a manutenção da regularidade jurídica do estabelecimento.
2. Setor Fiscal (Operações Comerciais e Tributos)
O setor fiscal cuida da apuração de impostos, entrega de declarações acessórias ao Governo e cálculo de incentivos ou créditos fiscais.
📄 Documentos exigidos mensalmente:
- Notas Fiscais de Vendas de Mercadorias (NF-e / NFC-e) e Serviços Prestados (NFS-e):
Por que enviar? Comprovam o faturamento bruto da empresa e formam a base de cálculo para tributos como Simples Nacional, PIS, COFINS, ICMS e ISS. - Notas Fiscais de Compras (Mercadorias, Matéria-Prima, Insumos e Ativo Imobilizado):
Por que enviar? Comprovam suas aquisições, atualizam o estoque contábil e geram direito a créditos tributários de ICMS, IPI e PIS/COFINS. - Notas Fiscais de Serviços Tomados (Contratação de Terceiros):
Por que enviar? Permitem verificar e apurar impostos retidos na fonte (IRRF, ISS, INSS, CSLL/PIS/COFINS), evitando multas decorrentes de não retenção. - Conhecimentos de Transporte (CT-e) e Comprovantes de Frete:
Por que enviar? Registram os custos com transporte de mercadorias, alterando a composição de custos dos produtos comercializados. - Comprovantes de Pagamento de Impostos do Mês Anterior (DAS, DARF, GARE, ISS, etc.):
Por que enviar? Comprovam a quitação dos tributos calculados no período anterior, prevenindo apontamentos indevidos na Dívida Ativa. - Relatórios de Maquininhas de Cartão e Meios de Pagamento Online (E-commerce / Marketplaces):
Por que enviar? A Receita Federal cruza os dados das operadoras de cartão/PIX diretamente com o faturamento declarado. Esse relatório previne a retenção na malha fina por omissão involuntária.
3. Departamento Pessoal / Trabalhista (Gestão de Pessoas e Folha)
O Departamento Pessoal (DP) gerencia a relação da sua empresa com os colaboradores, assegurando a conformidade com a CLT, eSocial e acordos coletivos de trabalho.
📄 Documentos exigidos mensalmente:
- Documentação para Admissão (RG, CPF, CTPS, Comprovante de Residência, ASO Admissional):
Por que enviar? Indispensáveis para registrar o empregado no eSocial antes de ele iniciar as atividades, prevenindo autuações fiscais. - Comunicação de Rescisão / Demissão e Exame Demissional:
Por que enviar? Garantem o cálculo das verbas rescisórias dentro do prazo legal, evitando a aplicação de multas rescisórias. - Cartões de Ponto, Folhas de Ponto ou Relatórios do Ponto Eletrônico:
Por que enviar? Servem de base para o cálculo de horas extras, adicionais (noturno, insalubridade), faltas, DSR e banco de horas. - Atestados Médicos e Justificativas de Faltas:
Por que enviar? Justificam ausências legais, evitam descontos indevidos e identificam casos que exigem encaminhamento ao INSS. - Avisos e Recibos de Férias Assinados:
Por que enviar? Comprovam o cumprimento da concessão e o pagamento antecipado das férias previsto em lei. - Comprovantes de Pagamento de Guias Trabalhistas e Benefícios (FGTS, eSocial, VT, VR, Plano de Saúde):
Por que enviar? Atestam a regularidade em relação aos encargos sociais, viabilizando a emissão de Certidões Negativas de Débitos (CND).
A Importância da Colaboração e do Respeito aos Prazos
Organizar e enviar a documentação até a data combinada mensalmente permite que a Oasis Contabilidade:
- Processe a folha de pagamento e seus tributos com a máxima precisão;
- Apure seus impostos garantindo a aplicação de todas as deduções legais;
- Evite pagamentos em atraso, juros, multas operacionais e complicações fiscais.
Lembre-se: uma contabilidade bem informada é o melhor escudo protetor e o principal parceiro de crescimento do seu negócio!
Dúvidas na organização dos seus documentos?
Entre em contato com nossa equipe. Estamos prontos para orientar e simplificar os processos da sua empresa!
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